Податки > Різне > Зміна директора та головного бухгалтера. Покрокова інструкція. Частина 1

Зміна директора та головного бухгалтера. Покрокова інструкція. Частина 1

Дмитрий Дрючин

Дмитрий Дрючин

Практикуючий бухгалтер та сертифікований аудитор. Із задоволенням відповім на ваші питання у коментарях до моїх статей.

Досить часто, в силу різних обставин, підприємству потрібно замінити діючого директора або головного бухгалтера. Причини можуть бути самими різними від декретної відпустки – головного бухгалтера, до скорочення штату працівників та покладання функцій по веденню бухгалтерії на директора. Нерідкі випадки, коли працівники тимчасово виконують обов’язки директора або головного бухгалтера. Як чинити, якщо виникли такі ситуації? Які документи, куди і в які строки потрібно надати? Подібні питання дуже часто поступають на лінію безкоштовних консультацій, тому сьогодні ми вирішили висвітлити питання, які пов’язані із заміною директора або головного бухгалтера на підприємстві покроково.

Читайте також Витрати не пов’язані з господарською діяльністю. Податковий і бухгалтерський облік

Основи та процес заміни директора або головного бухгалтера на підприємстві

Директор

Правові засади призначення директора підприємства викладені в ст. 65 ЦКУ. Так відповідно до цієї статті, власники підприємства або уповноважений ними орган мають право обрати чи призначити особу, яка буде виконувати обов’язки директора підприємства.

Процес обрання або призначення директора підприємства обов’язково повинен бути оформлений протоколом загальних зборів власників підприємства.

На практиці це виглядає наступним чином: особа, яка претендує зайняти посаду директора, пише заяву на ім’я загальних зборів учасників підприємства, загальні збори приймають рішення і оформляють його протоколом.

Можливі випадки, коли особа-претендент не пише ніякої заяви, тоді в протоколі про загальні збори потрібно обов’язково вказати, що від цієї особи надійшло усне прохання про прийом на роботу в якості директора підприємства.

У будь-якому випадку, як би не проходили збори власників, у разі позитивного вирішення питання (призначення директора) відмітка в протоколі про те, що особа-претендент згідно з його призначенням директора обов’язкове.

Стаття 24 Кзпп наказує оформляти укладення будь-якого трудового (включаючи і директора і головного бухгалтера) відповідним наказом (розпорядженням). Тому уповноважений представник власників, на підставі протоколу загальних зборів, видає Наказ №1 про призначення директора. Новопризначений директор обов’язково розписується у цьому наказі, ніж дає свою згоду на заняття цієї посади.

Якщо ж директор вирішив піти у відпустку або з інших причин тимчасово відсутній на підприємстві, що робить неможливим виконання ним своїх функціональних обов’язків, то його обов’язки потрібно перекласти на іншого співробітника. У цьому випадку, на нашу думку, це може зробити тільки той орган, який призначав директора, тобто загальні збори власників. Рішення про передачу функцій директора теж оформлюють протоколом, а на його підставі видають наказ (розпорядження).

Однак в останньому випадку загальних зборів власників можна і уникнути, якщо знати точно, хто саме буде виконувати обов’язки директора. Для цього в посадових інструкціях співробітника, якого передбачається поставити обов’язки директора, вказується на можливість виконання ним функціональних обов’язків директора, в період відсутності (з різних причин) призначеної власниками особи. Такий пункт в посадових інструкціях бажано погодити з власниками підприємства і так само оформити цю згоду протоколом. Якщо посадова інструкція буде відповідним чином оформлена, то в період тимчасової відсутності директора, власників можна не збирати. Достатньо видати відповідний наказ, в якому працівник, заступник директора, обов’язково ставить свій підпис, що вказує на згоду на виконання обов’язків директора.

Читайте також Витрати не пов’язані з господарською діяльністю. Податковий та бухгалтерський облік. Частина 2

Головний бухгалтер

Оформлення прийому на роботу головного бухгалтера мало чим відрізняється від прийому на роботу всіх інших співробітників. На підставі особистої заяви претендента на посаду головного бухгалтера видається наказ керівника підприємства про призначення на посаду. Якщо того вимагає законодавство, то для новоприйнятого головним бухгалтером укладається трудовий договір. У цьому випадку заява від претендента необов’язкова.

Якщо ж головного бухгалтера потрібно замінити тимчасово, наприклад, на час відпустки, то це можна оформити як окремим наказом керівника, так і окремим пунктом в наказі про надання відпустки.

Тут дуже важливо те, що змусити співробітника виконувати посадові обов’язки іншої особи, роботодавець не має права. Тому можливість виконання обов’язків головного бухгалтера краще прописати в посадових обов’язках працівника, на якого потенційно такі обов’язки можуть покласти. В крайньому випадку, свою згоду на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника потрібно підтвердити своїм підписом у відповідному наказі під формулюванням типу: «З наказом ознайомлений і не заперечую».

Обов’язковими складовими наказу про тимчасове заміщення повинні стати:

  • Причина заміни працівника (відпустка, відпустка по вагітності і пологах, декретна відпустка, лікарняний тощо);
  • Очікуваний період заміщення працівника (термін відпустки, передбачуваний період тимчасової непрацездатності);
  • Розмір і порядок оплати за виконання обов’язків відсутнього працівника (доплата у розмірі різниці в окладах, інший розмір, про який роботодавець домовився із співробітником, без будь-якої доплати).

Якщо ж для заміщення головного бухгалтера тимчасово приймають нового співробітника, то в цьому разі з таким працівником укладається строковий трудовий договір. У наказі на прийом такого співробітника обов’язково повинен бути зазначений період, на який тимчасово приймається працівник, а так само обов’язково вказана причина, чому співробітник приймається саме на цей термін. Після закінчення цього строку, або якщо тимчасово відсутній працівник вирішить раніше повернутися до своїх обов’язків (наприклад, перерве відпустку), то трудові відносини з тимчасово прийнятим працівником повинні закінчитися. Якщо цього не зробити вчасно, то строкові трудові відносини з тимчасово прийнятим працівником переростуть у безстрокові, а звільнити такого працівника, без його особистої згоди, роботодавець вже не зможе.

Повідомляємо про прийом на роботу

Частина 3 ст. 24 Кзпп, говорить нам про те, що працівник не може бути допущений до виконання посадових обов’язків без оформлення наказу (розпорядження) про його прийняття або укладення з таким працівником трудового договору, про що згідно з Постановою КМУ від 17.06.2015 р.№413 роботодавець повинен повідомити територіальний орган ДФС.

Читайте також До яких наслідків приводить неточності при відображенні первинних документів в обліку. Частина 1

Тому якщо на місце тимчасово відсутнього співробітника приймається новий, то до початку таких трудових відносин обов’язково повідомляємо про це територіальний орган ГФС. Якщо новий співробітник не приймається (обов’язки відсутнього тимчасово виконує інший діючий співробітник), нових трудових відносин не виникає, все відбувається в рамках вже укладеного трудового договору, то, природно, що повідомляти про це фіскалів не потрібно.

Нагадаємо, що згідно з нормами Постанови №413, повідомлення про початок трудових відносин надається в територіальний орган ДФС, де роботодавець зареєстрований як платник ЄСВ. Таке повідомлення органу ДФС подає власник підприємства або уповноважений ним орган до фактичного початку трудових відносин одним із таких способів:

  • засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб згідно з вимогами законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
  • на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
  • на паперових носіях, якщо трудові договори укладені не більше ніж з п’ятьма особами.

Читайте також До яких наслідків приводить неточності при відображенні первинних документів. Частина 2

Хочемо звернути Вашу увагу на те, що ДФС у своїх роз’ясненнях (див. лист від 02.10.2015 р. №20929/6/99-99-17-03-03-15) відзначають, що таке повідомлення про знову прийнятого працівника (керівника, головного бухгалтера) надається незалежно від надання інформації про зміну керівника в порядку, визначеному Законом «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» №755-IV.

Таким чином, про знову прийнятого директора або головного бухгалтера повідомити ГФС ми повинні двічі, але про це ми поговоримо наступного разу.

При поддержке: Программы линейки 1с уже давно зарекомендовали себя на отечественном рынке как оптимальный продукт для автоматизации работы любого предприятия. А вы уже купили 1С? Если нет, то читайте подробную информацию о программах на сайте по ссылке.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

MAXCACHE: 0.89MB/0.00070 sec