Электронный документооборот как следствие электронного администрирования НДС

Алексей

Внутренний аудитор. Консультант по налоговому и бухгалтерскому учету. Буду рад вашим вопросам в комментариях к моим статьям.

«Электронное администрирование налога на добавленную стоимость» — эти слова, наверное, не дают спать многим бухгалтерам предприятий или физических лиц предпринимателей, которые являются плательщиками НДС.

С того момента, как в конце июля 2014 мир увидел Закон от 31.07.2014 № 1621-VII «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и некоторые другие законодательные акты Украины» электронное администрирование НДС обсуждается буквально везде. Введение системы электронного администрирования налога на добавленную стоимость полностью меняет порядок регистрации налоговых накладных в Едином реестре, а также порядок уплаты НДС. На данный момент вопросов больше, чем ответов.

В сегодняшнем посте я попытаюсь описать лишь малую часть всего закона, которая будет касаться буквально всех плательщиков НДС.

С 1 января 2015 года все налоговые накладные подлежат регистрации в едином реестре

С начала 2015 года в обновленном пункте 11 Подраздела 2 Переходных положений Налогового кодекса будет содержаться норма, которая обязывает плательщиков НДС регистрировать в Едином реестре налоговых накладных все налоговые накладные, независимо от суммы НДС и наличия или отсутствия определенных категорий товаров в номенклатуре.

Ранее, проблемы регистрации налоговых накладных в едином реестре НН не касались некоторых плательщиков НДС. Например, не регистрировали налоговые накладные в Едином реестре плательщики, которые предоставляли услуги или продавали товары на суммы НДС, которые были менее 10 тыс. грн. С начала 2015 года регистрировать НН в Едином реестре будут обязаны все плательщики без исключения.

С 1 января 2015 года все налоговые накладные предоставляются контрагентам только в электронной форме

В настоящее время покупатель товаров или услуг имеет право выбора, в какой форме ему предоставлять налоговую накладную — в бумажной или в электронной. С 1 января 2014 года первые три абзаца пункта 201.1 НКУ трансформируются в следующее:

«Плательщик налога обязан предоставить покупателю (получателю) налоговую накладную, составленную в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации в порядке, определенном законодательством, электронной подписи уполномоченного плательщиком лица, и зарегистрированную в Едином реестре налоговых накладных».

Также следует обратить внимание, что нормы, которые регулировали обмен бумажными налоговыми накладными между контрагентами, были изменены в Налоговом кодексе (пункт 201.4 изменен, а пункт 201.6 вообще исключен).

Так что с 1 января 2015 года налоговая накладная предоставляется контрагенту только в электронной форме после регистрации в Едином реестре налоговых накладных.

Стоит ли полностью переходить на электронный документооборот с контрагентами и законно ли это вообще?

Согласно статье 8 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 №851-IV, юридическая сила электронного документа и его допустимость в качестве доказательства не может отрицаться исключительно потому, что он имеет электронную форму. А согласно статье 7 этого же Закона, электронный документ считается оригиналом, если в нем присутствуют обязательные реквизиты, в том числе электронная цифровая подпись автора.

Таким образом, действующее законодательство позволяет субъектам хозяйствования полностью перейти на обмен первичными документами между контрагентами в электронном виде. Фактически, большинство налогоплательщиков уже пользовались указанными нормами Закона №851-IV, обмениваясь электронными налоговыми накладными с налоговой службой.

Преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что можно перечислить лишь главные из них:

  1. Не надо тратить время на доставку и подписывание бумажных документов.
  2. Можно не бояться, что бумажные документы каким-то образом потеряются, ведь из электронных документов можно сделать сколько угодно копий.
  3. Электронные документы хранятся на жестком диске, а не в огромном количестве шкафов и стеллажей, для которых нужно найти место в офисе.
  4. Переход на электронный документооборот способен сэкономить вашей компании тысячи гривен в год. Чтобы посчитать, сколько сэкономит ваша компания, воспользуйтесь калькулятором экономии.

Все переходим на электронный документооборот!

Как предоставить налоговую накладную контрагенту в электронной форме?

Для предоставления налоговой накладной контрагенту в электронной форме, кроме ключей электронной цифровой подписи, необходимо иметь специальное программное обеспечение. На сегодняшний день существует много вариантов, но я хочу обратить внимание читателей на программу «MEDoc IS», знакомую любому бухгалтеру как средство представления отчетов в контролирующие органы. На самом деле, список возможностей программы выходит за рамки электронной отчетности: начисление заработной платы и кадровый учет (модуль «Зарплата»), консолидация отчетности филиалов (модуль «Корпорация»), отправка сообщений об открытии / закрытии счетов в банках (модуль «Банковские счета» ) и актуальная возможность электронного документооборота настоящего — регистрация НН в Едином реестре и обмен первичными документами с контрагентами. Модуль покрывает основные потребности и стоит всего 300 грн / год.

Что нужно сделать, чтобы перейти на электронный документооборот?

Порядок действий очень прост.

1. Купить модуль «Электронный документооборот», а также иметь в наличии действующие сертификаты электронной цифровой подписи.

2. Убедиться, что у контрагента установлен модуль «Электронный документооборот».

Это можно сделать с помощью КП «MEDoc IS»:

Справочник «Контрагенты» → «Редактирование» → «Обновить данные для Документооборота»

В случае, если у контрагента нет модуля «Электронный документооборот», предложить установить его. Важно: если у контрагента отсутствует данный модуль, он все равно сможет принять документы от Вас.

3. Добавить пункт в договор со своим контрагентом о новой схеме обмена первичными документами. Если договор был подписан ранее, внести изменения через дополнительное соглашение. например:

Стороны соглашаются, что счета, Акты и налоговые накладные за товары или услуги, полученные по настоящему Договору, будут предоставлены исключительно в электронном виде, составленные согласно действующему законодательству об электронных документах, электронный документооборот и электронная цифровая подпись, с заполнением всех обязательных реквизитов с наложением электронной цифровой подписи уполномоченного лица и печати.

Как предоставлять электронные документы при проверке или при выемке?

Если бухгалтер не имеет на руках бумажных документов, у него возникает вопрос «А что предоставлять проверяющим?». Все очень просто.

При проверке:

  1. Чтобы предоставить документы для проверки, их можно распечатать на бумаге. Преимущество в том, что печатать все документы деятельности не нужно, а можно распечатать только то, что требуют контроллеры.
  2. Бумажные копии заверяются подписью руководителя предприятия и печатью в порядке, установленном для бумажных документов. В соответствии со статьей 7 Закона №851-IV копией электронного документа на бумаге является визуальное представление его на бумаге, которое засвидетельствовано в порядке, установленном законодательством.
  3. Заверенные копии документов передаются представителям государственных органов.

В случае выемки:

  1. Электронные документы записываются на компакт-диск с возможностью однократной записи (носитель типа CD-R или DVD-R). В соответствии со статьей 7 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью.
  2. На другой носитель типа CD-R записывается надежное средство ЭЦП — программное обеспечение, предназначенное для подписания и проверки ЭЦП и имеет положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы (например, «MEDoc IS»).
  3. Электронные носители передаются представителям государственных органов.

Вывод

В условиях неизбежного введения электронного администрирования налога на добавленную стоимость с 1 января 2015 года, переход на электронный документооборот как внутри предприятия, так и с контрагентами, кажется также неизбежным. Для большей части предприятий, прежде всего, это коснется только налоговых накладных. Но впоследствии, руководители и бухгалтеры предприятий поймут все возможные преимущества от обмена первичными документами в электронном виде, среди которых наиболее существенными преимуществами являются:

  1. Мгновенное получение и подписание первичных документов контрагентами.
  2. Низкая вероятность потери и повреждения документов.
  3. Значительная экономия денег.
  4. Полная законность и отсутствие проблем с контролирующими органами при проверках.

Многие предприятия уже перешли на электронный документооборот. Так зачем же от них отставать?

Электронный документооборот как следствие электронного администрирования НДС
5 (100%) 1 vote

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

MAXCACHE: 0.51MB/0.00144 sec