Бухгалтерский учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов

Алексей

Внутренний аудитор. Консультант по налоговому и бухгалтерскому учету. Буду рад вашим вопросам в комментариях к моим статьям.

Бухгалтерский учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штамповКаждое предприятие в своей деятельности использует печати и штампы для заверения различного рода документации. Некоторые предприятия ограничиваются одной печатью, а некоторым, деятельность которых более масштабная, необходимо использовать несколько различных печатей. В этой связи возникает необходимость учета, правильного использования и хранения печатей, имеющихся в распоряжении у предприятия. На законодательном уровне эти вопросы регулирует Инструкция [1].

Ответственность за законность использования и хранения печатей и штампов возлагается на руководителя предприятия. Если руководитель меняется, то печати передаются ему актом. Также руководитель может своим приказом переложить ответственность за хранение и использование печатей на непосредственно подчиненного работника. Хранения печатей и штампов происходит в сейфах или металлических шкафах. В случае утери печати необходимо немедленно сообщить об этом в органы МВД.

Согласно п.3.2.6 Инструкции [1], предприятия могут иметь только один экземпляр основной каучуковой или металлической печати. Однако на крупных предприятиях, со сложной организационной структурой, не достаточно одного экземпляра печати для осуществления повседневной деятельности. В этом случае необходимо изготовление дополнительных печатей.

Изготовление дополнительных печатей

Основное отличие дополнительных печатей, состоит в том, что они должны обязательно отличаться от основной. Дополнительные печати можно разделить на три вида:

1. Дополнительные печати, являющиеся аналогами основной, только с цифрами «1», «2», «3» и т.д.

2. Печати для отдельных отделов или филиалов.

3. Печати для заверения отдельных видов документов.

Изготовление дополнительных печатей оформляется приказом по предприятию, в котором обосновываются необходимость изготовления, определяется перечень и виды печатей, и назначаются ответственные лица, которые будут подавать ходатайство в орган МВД и ответственные за использование и хранение печатей.

Примерный текст приказа о изготовление дополнительных печатей имеет следующий вид:

Шапка документа

В связи с увеличение объемов документации предприятия, необходимости удостоверения подписей ответственных лиц, оперативным заключением договоров для обеспечения деятельности структурных подразделений предприятия. В связи с тем, что наличие одной печати не достаточна для обеспечения эффективной деятельности предприятия. (В этом пункте должна обосноваться причина, зачем предприятию дополнительные печати)

Ю:

1. Ходатайствовать перед ГУ УМВД в г. Донецк о выдаче разрешения на изготовление дополнительных круглых печатей «Финансового отдела», «Отдела кадров» и треугольной печати «Для справок» (указываются виды и назначение печатей, которые нужно изготовить).

2. Ответственного за получение разрешения на изготовление дополнительных печатей «Финансового отдела», «Отдела кадров», «Для справок», назначаю Иванова Ивана Ивановича, заместителя директора предприятия (назначается ответственное лицо, непосредственно подчиненный работник, который будет заниматься изготовлением печатей,).

3. Ответственными за использование и хранение назначить:

— Круглой печати «Финансового отдела» Петренко Петра Петровича, начальника финансового отдела;

— Круглой печати «Отдела кадров» Ефросинину Анну Семеновну, начальника отдела кадров;

— Треугольной печати «Для справок» Лагутин Марию Петровну, секретаря канцелярии.

4. Определить следующий использования печатей:

4.1. Круглая печать «Финансового отдела» используется на: (перечень документов, на которых будет относиться эта печать, аналогично для каждой печати).

* Приложение к Приказу должен содержать образцы печатей, на которые подается ходатайство о выдаче разрешения на изготовление.

Дата, подпись, Директор предприятия.

Бухгалтерский учет печатей

Учет печатей ведется в «Журнале учета и выдачи печатей и штампов», согласно Приложению 12 к Инструкции [1]. Его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. Этот журнал имеет следующий вид:

Журнал
учета и выдачи печатей и штампов

№ п/п Оттиски печатей и штампов Кому выдано Дата получения и расписка о получении Примечание
Наименование раздела, в котором хранятся печати Фамилия и инициалы ответственного лица Дата и расписка о получении

Печати учитываются, в зависимости от сроков их использования, на счете 117 «Прочие необоротные материальные активы», или на счете 22 «Малоценные быстроизнашивающиеся предметы». В бухгалтерском учете имеют место следующие проводки:

№ п/п Содержание хозяйственной операции Корреспонденция счетов Сумма, грн.
Дт Кт
1. Куплено печать как НМА 153 631 800
Как МБП 22 631 200
2. Уплачено за печати 631 311,301 800,200
3. Введено в експлуатацию 117 153 800
4. Списано на расходы МБП 23,91,93 22 200
5. Начислена амортизация за месяць (сумма условная) 23,91,92 132 30

В налоговом учете затраты на приобретение печатей и штампов включаются в валовые расходы.

Уничтожение печатей

В случае закрытия предприятия печати и штампы необходимо сдать на уничтожение в органы МВД. Для этого подается заявление, где указывается:

— Количество печатей и штампов, что надо уничтожить;

— Основание для уничтожения печатей;

— Фамилия, имя, отчество лица, ответственна за уничтожение;

— Фамилия, имя, отчество руководителя, либо уполномоченного лица, подающего заявление.

К заявлению прилагаются все печати, которые надо уничтожить, их отпечатки в двух экземплярах, а также копия квитанции об оплате услуг по уничтожению. После уничтожения печатей вам выдадут квитанцию, которая будет удостоверять факт уничтожения.

Итак, мы выяснили как надо использовать, учитывать, сохранять печати и штампы предприятия, как издавать приказ по предприятию о изготовлении дополнительных печатей и какие действия надо предпринять, чтобы уничтожить печати в случае закрытия предприятия. Как видим в этом нет ничего сложного.

Список литературы

«Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам иконавчои власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовление печатей и штампов, а также порядок выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов «утверждена приказом МВД Украины от 11.01.1999 № 17.

Бухгалтерский учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов
Оцените статью

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *