Книга обліку доходів та витрат в електронному вигляді. Чи варто її вести?

Олексій

Внутрішній аудитор. Консультант з питань податкового та бухгалтерського обліку. Буду радий вашим питанням у коментарях до моїх статей.

Книга обліку доходів та витрат в електронному вигляді. Чи варто її вести?Із відміною старого доброго порядку ведення книги обліку доходів та витрат №1025 від 24.12.2010 року та вступом в силу нового Наказу Міністерства доходів і зборів №481 від 16.09.2013, податкове законодавство України отримало зовсім новий для себе елемент — можливість ведення книги обліку доходів та витрат підприємців на загальній системі оподаткування в електронному вигляді. На перший погляд дуже зручно, чи не так?

Трохи почитавши новий Наказ 481 та прикинувши нові можливості, які, разом із появою електронної книги, отримують як платники податків так і податкова служба, я побачив дуже мало позитивних моментів та багато негативних. Але це я трохи забігаю наперед. У статті, я спробую висвітлити більшість позитивних та негативних сторін ведення ФОПом на загальній системі оподаткування книги обліку доходів та витрат за допомогою сервісу «Електронний кабінет платника податків» (до речі, можливість ведення електронної книги, як обіцяє податкова служба, з’явиться тільки з нового року, а поки що все тільки на папері).

Взагалі, не говорячи про електронну книгу обліку доходів та витрат, яка ведеться за допомогою сервісу Електронний кабінет платника податків, а говорячи про таблицю, яка ведеться у програмі Microsoft Excell, або у будь якій аналогічній програмі, можна сказати, що найголовнішою з переваг такої форми ведення книги, є можливість виправлення помилок. Неправильний запис просто замінюється правильним, і ніхто ніколи не здогадається,  що такий неправильний запис взагалі існував.

Ведення книги обліку доходів та витрат через Електронний кабінет платника податків не передбачає такого способу виправлення. З огляду на затверджений порядок ведення книги, всі помилки фіксуються та залишаються у пам’яті програми. То який сенс вести книгу в електронному вигляді? Чи є взагалі якийсь сенс? Для того, щоб відповісти на це питання, доцільно навести основні плюси та мінуси ведення книги обліку доходів та витрат  в електронному вигляді. Але про все по порядку.

Що треба зробити, щоб почати вести книгу в електронному вигляді?

Досить чіткий порядок дій описаний у пункті 4 Наказу Міндоходів №481. Отже, щоб фізичній особі підприємцю почати вести книгу обліку доходів та витрат в електронному вигляді через електронний кабінет платника податків, потрібно:

1. Отримати посилені сертифікати відкритих ключів сформованих акредитованими центрами сертифікації ключів (конкретний центр сертифікації не вказується, тому можна припустити, що колись у майбутньому, книгу можна буде вести за допомогою будь яких ключів, не тільки від ДПС).

2. Укласти договір про визнання електронних документів з податковою службою (укладається через будь яку программу, в тому числі ДПС Захист звітності).

3. Сформувати заяву на отримання книги в електронному вигляді, та надіслати її до податкової служби, попередньо підписавши її ЕЦП. Варто сказати, що Наказом №481 форма заяви не затверджена. Не затверджена вона також і іншими нормативно правовими актами. У паперовому варіанті заява на отримання книги завжди писалася у довільній формі. Яким чином це буде реалізовано в електронному вигляді, поки не зрозуміло. Час покаже.

4.Податкова служба має протягом трьох робочих днів зареєструвати книгу доходів та витрат та надіслати підприємцю повідомлення про реєстрацію.

5. От і все. Підприємець починає вести книгу та у повній мірі відчувати на собі вплив новітніх технологій.

Порядок виправлення помилок в електронній книзі обліку доходів та витрат

Механізм виправлення помилок в електронній книзі обліку описується у частині 4 пункту 4 Наказу 481:

у Книзі в електронному вигляді допускаються виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, в якому відображається від’ємне або позитивне значення.

Тут я бачу одну з головних негативних сторін ведення книги обліку доходів та витрат в електронному вигляді — всі помилки та їх виправлення відображаються у книзі. Є ще декілька негативних сторін, про які нижче.

Записи в книзі за підсумками дня, в якому отримано дохід?

Згідно пункту 5 Наказу 481 записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід. Якщо підприємець отримує дохід кожен день, то фактично і записи в книзі він повинен робити кожен день, наприклад ввечері.

В принципі, це можливо робити. Тут можна навести паралель з необхідністю щоденного друкування z звітів на РРО. З одного боку, це дуже напрягає, але за це передбачений штраф і всім все одно доводиться це робити.

Мені завжди було цікаво, хто з підприємців на загальній системі оподаткування дійсно робить записи у книгу кожен день. Більшість ФОПів заповнюють книги один раз на місяць, а то і взагалі один раз вкінці року. Тобто, фактично, порядок ведення книги порушують майже всі. У разі ведення книги в електронному вигляді, таке порушення одразу фіксує програма.

Чи є показники книги податковою інформацією, що стає підставою для позапланової перевірки?

Відповідно до пункту 78.1 Податкового кодексу документальна позапланова перевірка здійснюється за наявності певних обставин, зокрема якщо за наслідками отримання податкової інформації, виявлено факти, що свідчать про можливі порушення платником податків податкового законодавства.

Що таке податкова інформація та чи є показники електронної книги обліку доходів та витрат податковою інформацією, яка може призвеcти до позапланової перевірки?

Визначення податкової інформації наведено у пункті 14.1.171 Податкового кодексу відповідно до якого термін «податкова інформація» застосовується у значенні, визначеному Законом України «Про інформацію».

Відповідно до закону «Про інформацію»:

інформація — будь-які відомості та/або дані, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді.

Взагалі то, визначення податкової інформації нас не дуже цікавить. Нас більше цікавлять джерела її отримання. Джерела отримання податкової інформації та порядок її отримання міститься у статті 72 Податкового кодексу. На мій суб’єктивний погляд, для нашого випадку цілком підходить пункт 72.1.1.3 відповідно до якого для інформаційного забезпечення податкової служби використовується інформація, отримана від платників податків про їх фінансово-господарські операції.

Отже, я роблю висновок, що показники електронної книги обліку доходів та витрат, які податкова служба має можливість бачити майже у режимі реального часу, є податковою інформацією, яка може призвести до позапланової документальної перевірки.

То навіщо давати податковій службі зайвий привід для перевірки?

Наприкінці статті, яка вийшла щось дуже об’ємною (я навіть такого не очікував), я спробую навести основні плюси та мінуси ведення книги обліку доходів та витрат підприємців на загальній системі оподаткування в електронному вигляді. А потім порахуємо чого більше. Плюсів чи мінусів?

Плюси ведення електронної книги

1. Не треба мати паперовий варіант.

2. Заява на отримання книги надсилається в електронному вигляді, отже ходити до податкової не треба.

3. Припускаю, що електронну книгу обліку доходів та витрат можна вести безкінечно, тобто вона не закінчиться ніколи та не треба реєструвати нову.

Мінуси електронної книги доходів та витрат

1. Електронну книгу не можна випадково втратити (адже нерідко виникають ситуації, коли книгу дійсно краще втратити).

2. Показники книги бачить податкова служба майже у режимі реального часу.

3. У електронній книзі все одно видні всі помилки та їх виправлення.

4. Записи в книгу дійсно варто робити кожен день, коли отриманий дохід (чому саме так, було написано вище).

Начебто переваг приблизно стільки же, скільки і недоліків. Проте, на мою думку, «мінуси» електронної книги обліку доходів та витрат набагато суттєвіщі ніж «плюси». Плюси пов’язані лише з питаннями комфорту підприємця (сходити до податкової, зареєструвати нову книгу), а мінуси можуть спричинити позапланову виїзну перевірку, яка підкине багатенно проблем у вигляді працівників податкової служби, що перевіряють і без того заклопотаного підприємця. А у випадку негативного результату перевірки, «мінуси» електронної книги взагалі можуть спричинити значні фінансові втрати.

Висновок

Я електронну книгу обліку доходів та витрат абсолютно точно вести не буду.

P.S. Планируете заняться бизнесом и не разбираетесь в юридической стороне бизнеса? Не знаете как зарегистрировать ООО? Компания Бизнес Регистратор поможет вам разобраться в юридических тонкостях предпринимательской деятельности.

Книга обліку доходів та витрат в електронному вигляді. Чи варто її вести?
5 (100%) 1 vote

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *