Електронний документообіг як наслідок електронного адміністрування ПДВ

Олексій

Внутрішній аудитор. Консультант з питань податкового та бухгалтерського обліку. Буду радий вашим питанням у коментарях до моїх статей.

«Електронне адміністрування податку на додану вартість» – ці слова, напевно, не дають спати багатьом бухгалтерам підприємств або фізичних осіб підприємців, які є платниками ПДВ.

З того моменту, як у кінці липня 2014 року світ побачив Закон від 31.07.2014 № 1621-VII «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України» електронне адміністрування ПДВ обговорюється буквально всюди. Введення системи електронного адміністрування податку на додану вартість повністю змінює порядок реєстрації податкових накладних в Єдиному реєстрі, а також порядок сплати ПДВ. На даний момент питань більше, ніж відповідей.

У сьогоднішньому пості я спробую описати лише малу частину всього закону, яка буде стосуватися буквально всіх платників ПДВ.

З 01 січня 2015 року всі податкові накладні підлягають реєстрації в єдиному реєстрі

З початку 2015 року у оновленому пункті 11 Підрозділу 2 Перехідних положень Податкового кодексу буде міститися норма, яка зобов’язує платників ПДВ реєструвати у Єдиному реєстрі податкових накладних всі податкові накладні, не залежно від суми ПДВ та наявності чи відсутності певних категорій товарів у номенклатурі.

Раніше проблеми реєстрації податкових накладних у єдиному реєстрі ПН не стосувалися деяких платників ПДВ. Наприклад, не реєстрували податкові накладні у Єдиному реєстрі ті платники, які надавали послуги або продавали товари на суми ПДВ, яких були менші 10 тис. грн. З початку 2015 року реєструвати ПН у Єдиному реєстрі будуть зобов’язані всі платники без виключення.

З 01 січня 2015 року всі податкові накладні надаються контрагентам тільки в електронній формі

На теперішній час покупець товарів чи послуг має право вибору, у якій формі йому надавати податкову накладну – у паперовій чи в електронній. З 01 січня 2014 року перші три абзаци пункту 201.1 ПКУ трансформуються у наступне:

«Платник податку зобов’язаний надати покупцю (отримувачу) податкову накладну, складену в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи, та зареєстровану в Єдиному реєстрі податкових накладних».

Також слід звернути увагу, що норми, які регулювали обмін паперовими податковими накладними між контрагентами, було змінено в Податковому кодексі (пункт 201.4 змінений, а пункт 201.6 взагалі виключений).

Отже з 01 січня 2015 року податкова накладна надається контрагенту тільки в електронній формі після реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних.

Чи варто повністю переходити на електронний документообіг з контрагентами і чи законно це взагалі?

Згідно статті 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV, юридична сила електронного документа та його допустимість як доказу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. А відповідно до статті 7 цього ж Закону, електронний документ вважається оригіналом, якщо у ньому присутні обов’язкові реквізити, в тому числі електронний цифровий підпис автора.

Таким чином діюче законодавство дозволяє суб’єктам господарювання повністю перейти на обмін первинними документами між контрагентами в електронному вигляді. Фактично більшість платників податків вже користувалися вказаними нормами Закону №851-IV, обмінюючись електронними податковими накладними з податковою службою.

Переваги електронного документообігу настільки очевидні, що можна перелічити лише головні з них:

  1. Не треба витрачати час на доставку та підписування паперових документів до контрагента.
  2. Можна не боятися, що паперові документи якимось чином втратяться, адже з електронних документів можна зробити скільки завгодно копій.
  3. Електронні документи зберігаються на жорсткому диску, а не у величезній кількості шаф та стелажів, для яких треба знайти місце в офісі.
  4. Перехід на електронний документообіг здатен зекономити вашій компанії тисячі гривень на рік. Щоб порахувати, скільки зекономить ваша компанія, скористайтесь калькулятором економії.

Всі переходимо на електронний документообіг!

Як надати податкову накладну контрагенту в електронній формі?

Для надання податкової накладної контрагенту в електронній формі, окрім ключів електронного цифрового підпису, необхідно мати спеціальне програмне забезпечення. На сьогоднішній день існує багато варіантів, але я хочу звернути увагу читачів на програму «M.E.Doc IS», знайому будь-якому бухгалтеру як засіб подання звітів у контролюючі органи. Насправді, перелік можливостей програми виходить далеко за межі електронної звітності: нарахування заробітної платні та кадровий облік (модуль «Зарплата»), консолідація звітності філій (модуль «Корпорація»), відправка повідомлень про відкриття/закриття рахунків у банках (модуль «Банківські рахунки») та найактуальніша можливість електронного документообігу сьогодення – реєстрація ПН у Єдиному реєстрі та обмін первинними документами з контрагентами. Модуль покриває основні потреби та коштує всього 300 грн/рік.

Що треба зробити, щоб перейти на електронний документообіг

Порядок дій дуже простий.

1. Придбати модуль «Електронний документообіг», а також мати у наявності діючі сертифікати електронного цифрового підпису.

2. Переконатися, що у контрагента встановлено модуль «Електронний документообіг».

Це можна зробити за допомогою КП «M.E.Doc IS»:

Довідник «Контрагенти» → меню «Правка» → «Оновити дані для Документообігу»

У разі, якщо у контрагента немає модуля «Електронний документообіг», запропонувати встановити його. Важливо: якщо у контрагента відсутній даний модуль, він все одно зможе прийняти документи від Вас.

3. Додати пункт в договір зі своїм контрагентом про нову схему обміну первинними документами. Якщо договір був підписаний раніше, внести зміни через додаткову угоду. Наприклад:

Сторони погоджуються, що рахунки, Акти та податкові накладні за товари або послуги, отримані за цим Договором, будуть надані виключно в електронному вигляді, складені згідно чинного законодавства про електронні документи, електронний документообіг та електронний цифровий підпис, із заповненням всіх обов’язкових реквізитів з накладанням електронного цифрового підпису уповноваженої особи та печатки.

Як надавати електронні документи під час перевірки чи під час виїмки?

Якщо бухгалтер не має на руках паперових документів, у нього виникає питання «А що надавати перевіряючим?». Все дуже просто.

У разі перевірки:

  1. Щоб надати документи для перевірки, їх можна роздрукувати на папері. Перевага в тому, що друкувати всі документи діяльності не потрібно, а можна роздрукувати тільки те, що вимагають контролери.
  2. Паперові копії завіряються підписом керівника підприємства і печаткою в порядку, встановленому для паперових документів. Відповідно до статті 7 Закону №851-IV копією електронного документа на папері є візуальне подання його на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
  3. Завірені копії документів передаються представникам державних органів.

У разі виїмки:

  1. Електронні документи записуються на компакт-диск з можливістю одноразового запису (носій типу CD-R або DVD-R). Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом.
  2. На інший носій типу CD-R записується надійний засіб ЕЦП – програмне забезпечення, яке призначене для підписання та перевірки ЕЦП і має позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи (наприклад, «M.E.Doc IS»).
  3. Електронні носії передаються представникам державних органів.

Висновок

В умовах неминучого введення електронного адміністрування податку на додану вартість з 01 січня 2015 року, перехід на електронний документообіг як всередині підприємства, так і з контрагентами, видається також неминучим. Для більшої частини підприємств, спочатку, це торкнеться тільки податкових накладних. Але згодом, керівники та бухгалтери підприємств зрозуміють всі можливі переваги від обміну первинними документами в електронному вигляді, серед яких найбільш суттєвими перевагами є:

  1. Миттєве отримання та підписання первинних документів контрагентами.
  2. Мізерна вірогідність втрати та пошкодження документів.
  3. Значна економія коштів.
  4. Повна законність та відсутність проблем з контролюючими органами при перевірках.

Багато підприємств вже перейшли на електронний документообіг. То навіщо від них відставати?

Електронний документообіг як наслідок електронного адміністрування ПДВ
2.3 (46.67%) 3 votes

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *