Податки > Бухгалтерський облік > Бухгалтерський облік, використання, зберігання та знищення печаток та штампів

Бухгалтерський облік, використання, зберігання та знищення печаток та штампів

Олексій

Олексій

написал(а) 378 статей в своем блоге.

Внутрішній аудитор. Консультант з питань податкового та бухгалтерського обліку. Буду радий вашим питанням у коментарях до моїх статей.

Кожне підприємство у своїй діяльності використовує печатки та штампи для завірення різного роду документації. Деякі суб’єкти господарювання обмежуються однією печаткою, а деяким, діяльність яких більш масштабна, необхідно використовувати декілька різних печаток. У зв’язку з цим виникає необхідність обліку, правильного використання та зберігання печаток, що є в розпорядженні у підприємства. На законодавчому рівні ці питання регулює Інструкція [1].

Відповідальність за законність використання та зберігання печаток і штампів покладається на керівника підприємства. Якщо керівник міняється, то печатки передаються йому актом. Також керівник може своїм наказом перекласти відповідальність за зберігання та використання печаток на безпосередньо підлеглого працівника. Зберігання печаток і штампів відбувається у сейфах або металевих шафах. У разі втрати печатки необхідно негайно повідомити про це органи МВС.

Згідно п.3.2.6 Інструкції [1], підприємства можуть мати тільки один примірник основної каучукової або металевої печатки. Проте на великих підприємствах, зі складною організаційною структурою, не достатньо одного примірника печатки для здійснення повсякденної діяльності. В цьому разі необхідне виготовлення додаткових печаток.

Виготовлення додаткових печаток

Основна відмінність додаткових печаток, складається у тому, що вони мають обов’язково відрізнятися від основної. Додаткові печатки можна розділити на три види:

1. Додаткові печатки, що є аналогами основної, тільки із цифрами “1”, ”2”, ”3” і т.і.

2. Печатки для окремих відділів чи філій.

3. Печатки для засвідчення окремих видів документів.

Виготовлення додаткових печаток оформлюється наказом по підприємству, у якому обґрунтовуються необхідність виготовлення, визначається перелік та види печаток, та назначаються відповідальні особи, що будуть подавати клопотання до органу МВС та відповідальні за використання і зберігання печаток.

Приблизний текст Наказу про виготовлення додаткових печаток має наступний вигляд:

Шапка документа

У зв’язку зі збільшення обсягів документації підприємства, необхідності посвідчення підписів відповідальних осіб, оперативним укладанням договорів для забезпечення діяльності структурних підрозділів підприємства. У зв’язку з тим, що наявність однієї печатки не достатня для забезпечення ефективної діяльності підприємства. (у цьому пункті повинна обґрунтуватися причина, навіщо підприємству додаткові печатки)

НАКАЗУЮ:

1. Клопотати перед ГУ УМВС в м. Донецьк про видачу дозволу на виготовлення додаткових круглих печаток “Фінансового відділу”, “Відділу кадрів” та трикутної печатки “Для довідок” (зазначаються види та призначення печаток, які треба виготовити).

2. Відповідального за отримання дозволу на виготовлення додаткових печаток “Фінансового відділу”, “Відділу кадрів”, “Для довідок”, назначаю Іванова Івана Івановича, заступника директора підприємства (Назначається відповідальна особа, безпосередньо підлеглий працівник, що буде займатися виготовленням печаток,).

3. Відповідальними за використання та зберігання призначити:

— круглої печатки “Фінансового відділу” Петренка Петра Петровича, начальника фінансового відділу;

— круглої печатки “Відділу кадрів” Єфросініну Ганну Семенівну, начальника відділу кадрів;

— трикутної печатки “Для довідок” Лагутіну Марію Петрівну, секретаря канцелярії.

4.  Визначити наступне використання печаток:

4.1.  Кругла печатка “Фінансового відділу” використовується на: (перелік документів, на яких буде ставитися ця печатка, аналогічно для кожної печатки).

*Додаток до Наказу повинен містити зразки печаток, на які подається клопотання про видачу дозволу на виготовлення.

Дата, підпис, Директор підприємства.

Бухгалтерський облік печаток

Облік печаток ведеться у “Журналі обліку та видачі печаток та штампів”, згідно із Додатком 12 до Інструкції [1]. Його аркуші нумеруються, прошиваються та опечатуються. Цей журнал має наступний вигляд:

Журнал
обліку та видачі печаток та штампів

№ з/п Відбитки печаток і штампів Кому видано Дата отримання і розписка про приймання Примітки
Найменування підрозділу, у якому зберігаються печатки Прізвище та ініціали відповідальної особи Дата і розписка про отримання

Печатки обліковуються, в залежності від термінів їх використання, на рахунку 117 “Інші необоротні матеріальні активи”, або на рахунку 22 “Малоцінні швидкозношувані предмети”. У бухгалтерському обліку мають місце наступні проведення:

№ з/п Зміст господарської операції Кореспонденція рахунків Сума, грн.
Дт Кт
1. Придбано печатку як НМА 153 631 800
Як МШП 22 631 200
2. Сплачено за печатки 631 311,301 800,200
3. Введено в експлуатацію 117 153 800
4. Списано на витрати МШП 23,91,93 22 200
5. Нараховано амортизація за місяць (сума умовна) 23,91,92 132 30

У податковому обліку витрати на придбання печаток та штампів включаються до валових витрат.

Знищення печаток

У разі закриття підприємства печатки та штампи необхідно здати на знищення в органи МВС. Для цього подається заява, де вказується:

—          кількість печаток і штампів, що треба знищити;

—          підстава для знищення печаток;

—          прізвище, і’мя, по батькові особи, що відповідальна за знищення;

—          прізвище, і’мя, по батькові керівника, або уповноваженої особи, що подає заяву.

До заяви додаються всі печатки що треба знищити, їх відбитки у двох примірниках, а також копія квитанції про сплату послуг зі знищення. Після знищення печаток вам видадуть квитанцію, що засвідчуватиме факт знищення.

Отже, ми з’ясували як треба використовувати, обліковувати, зберігати печатки та штампи підприємства, як видавати наказ по підприємству, щодо виготовлення додаткових печаток та які дії треба зробити, щоб знищити печатки у разі закриття підприємства. Як бачимо в цьому нема нічого складного.

Перелік використаних джерел

  1. “Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам иконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів” затверджена наказом МВС України вiд 11.01.1999  № 17.

4 Responses to Бухгалтерський облік, використання, зберігання та знищення печаток та штампів

  1. Stepan:

    питання. чи дійсна печатка фізічної особи підприємця на документі, якщо вона не завідчена особистим підписом цієї особи?

  2. Захарко:

    КП УЖГ «Печерськжитло» було створено шляхом виділу відповідно рішення Печерської районної у місті Києві ради 12.06.2007р. № 47. Після цього рішенням ради зобовязано привести документи у відповідність. Яку печатку потрібна мати КП УЖГ — КП УЖГ «Печерсьжитло» Печерської районної у місті Києві ради чи Печерської у місті Києві державної адміністрації?

  3. Андрій:

    доброго дня! у мене запитання,я являюсь ФОП у сфері торгівлі продуктами харчування,працюю на єдиному податку з печаткою, також маю штамп,буваю у відрядженнях.Печатку забираю із собою, недавно під час мого відрядження, мій товарознавець мав інцедент з торговим агентом, на видатковій накладній(два екзимпляра) запевняв він має бути лише Відбиток печатки а не штампу.Чи є обовязковою нормою ставити відбиток печатки на видатковій накладній, чи можна обійтись лише штампом? будь-ласка обгрунтуйте по можливості джерело інформації(закон, акт чи ст. нормативного документа).завчасно дякую за відповідь!

  4. Здравствуйте. Вопрос уже довольно старый. Но все таки неоднозначный.
    Согласно Закона Украины «Бухгалтерський облік та фінансову звітність», а именно статьи 9:
    2. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:
    назву документа (форми);
    дату і місце складання;
    назву підприємства, від імені якого складено документ;
    зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
    посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
    особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

    То есть статья 9 дает список обязательных реквизитов первичного документа. Как видим, в этом списке вообще нет такого реквизита, как печать. Документ будет иметь силу и без печати.
    В следующий раз, когда вам будут говорить, что штамп не подходит, попросите привести нормативно — правовой акт, где это написано.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

MAXCACHE: 0.88MB/0.00090 sec