Пособие по беременности и родам. Расчет декретных, бухгалтерский учет, назначение, отчетность и возмещение

Продолжаем отвечать на вопросы читателей.

Сейчас пишется цикл статей на тему заработная плата. Уже освещены такие вопросы, как налоговая социальная льгота и виды отпусков и право их предоставления. Поэтому вопрос, который был задан читателем стал очень кстати. Вот сам вопрос:

Объясните пожалуйста. Если наемный работник, работающий на единщика, уйдет в отпуск по уходу за ребенком кто должен оплачивать этот отпуск? Фонд соц страха на случай безработицы и временной потери трудоспособности или предприниматель?

Если отвечать на этот вопрос очень коротко, то можно ответить так: наемные работники, работающие на единщика, или на плательщика фиксированного налога, или на предприятие ничем друг от друга не отличаются. Каждый работник имеет право на заработную плату, на пенсию, на больничные и на отпуск. Итак ответ: затраты на отпуск по беременности и родам покрываются за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности.

Однако, следует написать более расширенную ответ. Для этого придется несколько увеличить сам вопрос: что делать предприятию (или предпринимателю) когда наемная работница забеременела и собирается в отпуск по беременности и родам. После этого отпуска сотрудницы, как правило, уходят в отпуск по уходу за ребенком до трех лет.

Бухгалтер предприятия (или предприниматель) должен оформить надлежащим образом необходимые документы для того, чтобы Фонд перечислил деньги на счет предприятия для выплаты пособия по беременности и родам. Для удобства содействия этому процессу следует разделить его на несколько этапов.

Оформление и предоставление отпуска по беременности и родам

Все начинается тогда, когда работница приносит больничный лист, выданный в установленном порядке, в бухгалтерию. Листок нетрудоспособности выдается по месту наблюдения за беременной с 30 недель беременности сразу на 126 календарных дней. 70 дней до родов, и 56 дней после. Причем срок в 56 дней после родов может быть продлен до 70 дней по решению врача в связи с осложнениями при родах.
Далее сотрудница пишет заявление. Примерная форма заявления следующая:

Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам с ХХ.ХХ.ХХр. по ХХ.ХХ.ХХр. (Больничный лист – серия, №)

После этого необходимо оформить Приказ о предоставлении отпуска. Примерный текст Приказа следующий:

На основании раздела IV статьи 17 Закона Украины “Об отпусках”, Петровой Елене Александровне, менеджеру отдела поставок, оказать оплачиваемый отпуск по беременности и родам – ​​с ХХ.ХХ.ХХр. по ХХ.ХХ.ХХр.
Основание: заявление Петровой О.О., больничный лист – серия, №, выданный ………).

Расчет суммы декретных

Переходим к расчету суммы отпускных. Согласно ст. 39 Закона (3), пособие по беременности и родам предоставляется застрахованному лицу в размере 100% средней заработной платы и не зависит от страхового стажа. Согласно п.20 Порядка (2) сумма пособия по беременности и родам рассчитываетсяследующим образом:

ДВП = ЗПср * Кпд, где ДВП – сумма пособия по беременности и родам;

ЗПср – среднедневная заработная плата за 6 или меньше отработанных полных месяцев, или за фактически отработанное время.

Кпд – количество календарных дней отпуска по беременности и родам. То есть 126 или 140 дней.

Следовательно для того, чтобы правильно рассчитать размер пособия надо правильно рассчитать сумму средней заработной платы. Она рассчитывается по формуле:

ЗПср = Д \ Кпд (рп),
где Д – доход, приходящийся на расчетный период;

Кпд (рп) – количество календарных дней в расчетном периоде.

В сумму дохода, который принимает участие в расчете средней заработной платы за расчетный период включаются только те выплаты которые включаются в фонд заработной платы и с которых уплачивались взносы в Фонд временной нетрудоспособности.

К количеству календарных дней в расчетном периоде относятся все дни кроме:

- Дней болезни;

- Дней отпуска по беременности и родам ;

- Дней отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет или шести лет по медицинскому заключению.

Следует отметить, что этот показатель не снижается на праздничные и нерабочие дни. Об этом говорится в Письме (4).

Пример с условными цифрами. Женщина работает на предприятии с 2007 года. Уходит в отпуск по беременности и родам с 04.09.2009 г. до 07.01.2010 года. Расчетный период: март – август. Оклад 2500 грн.

1. Работница была в отпуске с 20.02.2009 до 16.03.2009 года включительно. Сумма отпускных за март 1000 грн. Сумма заработной платы за март 1200 грн.

2. Работница была в отпуске за свой счет с 03.05.2009 до 10.05.2010 г. Заработная плата за май 1900 грн.

3.В июле сотрудница болела с 15.07.2009 до 30.07.2009 г. Больничные – 1050 грн. Зарплата за июль – 1200 грн.

Рассчитаем среднюю заработную плату за расчетный период и определим количество календарных дней в периоде. Данные приведены в таблице.

На больничные не начисляются страховые взносы, поэтому эту сумму не относим к доходу для расчета средней заработной платы.Зп.ср. = 12 800 грн. / 168 дней = 76,19 грн.

Двп = 76,19 грн. * 126 дней = 9 599,94 грн.

Выплата отпускных и возмещение

Сумма отпускных по беременности и родам должна быть выплачена во время ближайшей выплаты заработной платы. Обычно предприятия выплачивают эти суммы за свой счет, а потом ждут возмещения со стороны соц. страха. Однако, кто то ждет, пока фонд перечислит суммы пособия на счет предприятия, а уже только потом выплачивают их работнице. Законом (3) предусмотрено, что пособие по беременности и родам должно быть выплачено в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты заработной платы. Помощь должна быть назначена не позднее десяти дней со дня получения необходимых документов, т.е. листка нетрудоспособности от работницы.
Далее бухгалтер предприятия должен обратиться в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности для того, чтобы получить возмещение суммы оплаты отпускных по беременности и родам. Необходимо предоставить копию листка нетрудоспособности работницы, копию приказа о предоставлении отпуска и написать заявление на возмещение сумм отпускных. После проведения проверок Фонд по временной потере трудоспособности должен возместить предприятию суммы уплаченных отпускных.

Бухгалтерский учет выплаты пособия по беременности и родам

В синтетическом учете операции с выплаты пособия отразятся следующим образом:

Пособие по беременности и родам предоставляется работнице за счет средств Фонда по временной потере трудоспособности, поэтому оно не включается в общий месячный налогооблагаемый доход согласно пп.4.3.1 Закона (5). Также она не включается в фонд заработной платы, а следовательно не облагается взносами в фонды социального страхования согласно инструкции (6). Соответственно, в валовые расходы предприятия сумма помощи не относится.

Отражение суммы пособия по беременности и родам в форме № 1-ДФ

В форме 1дф сумма пособия отражается с признаком дохода 22 «Сумма государственной материальной и социальной помощи …”. Вся сумма пособия отражается в квартале, в котором она были начислена. То есть эту сумму не надо распределять между месяцами отпуска по беременности и родам.

Отражение суммы пособия по беременности и родам в отчете Ф4-ФСС з ТВП

Суммы пособия необходимо отразить в таблице III «Расчеты по средствам общеобязательного государственного социального страхования» в строке 14 в общей сумме расходов страхователя за отчетный период с расшифровкой по периодам: «На начало квартала» и «За отчетный период» с разбивкой по месяцам отчетного периода. Расшифровка данных строки 14 таблицы III по видам затрат отражается в таблице IV «Расходы за счет страховых взносов». Так, в строке 3 таблицы IV «Расходы за счет страховых взносов» указывается пособие по беременности и родам. При этом в колонке 3 проставляется количество календарных дней отпуска по беременности и родам, в колонке 4 – сумма начисленного пособия по беременности и родам. Сумма пособия отражается одной суммой в месяце, в котором она была начислена.

Предоставление отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста

После окончания отпуска по беременности и родам работница имеет право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Он начинается со дня, следующего за истекшим отпуском по родам. Для этого сотрудница пишет заявление, и бухгалтер должен оформить приказ о предоставлении отпуска. Копия этого приказа понадобится работнице для оформления ей пособия при рождении ребенка и пособия до достижения ребенком трехлетнего возраста.
Итак, если работница предприятия забеременела и должна идти в отпуск по беременности и родам, не надо считать, что на голову бухгалтера свалилась куча проблем. От бухгалтера всего лишь нужно оформить приказ о предоставлении отпуска и рассчитать сумму отпускных. После этого нужно обратиться в Фонд по временной потере трудоспособности для возмещения суммы отпускных, которые были выплачены работнице.

Список литературы.

1. “Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан”, утвержденная приказом Минздрава Украины от 13.11.2001 г. № 455.
2. “Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию” утвержден Постановлением КМУ от 26 сентября 2001 г. N 1266.
3. Закон Украины от 18.01.2001 г. № 2240-III “Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением”.
4. Письмо Министерства Труда и Социальной Политики “Об оплате листков нетрудоспособности по беременности и родам” от 13.02.2010 N 36/18/99-10.
5. Закон Украины “О налоге с доходов физических лиц” от 22.05.2003 № 889-IV.
6. “Инструкция по статистике заработной платы” утверждена Приказом Государственного Комитета Статистики Украини 13.01.2004 N 5.